Jak uspořádat výjimečný galavečer?

Výběr jedinečného prostoru

Prostředí, ve kterém se galavečer odehrává, je jedním z klíčových prvků, který formuje celkovou atmosféru akce. Historické zámky, luxusní hotely nebo moderní eventové haly s působivým osvětlením a dekoracemi dodají večeru jedinečný ráz. Důležité je i technické zázemí – kvalitní ozvučení, projekce či možnost tematického nasvícení prostoru.

Galavečer při Czechia Travel Trade Day se konal v prostorách Petrof Gallery v Hradci Králové. Ten splňoval veškeré požadavky, které jsou pro tento typ akce opravdu vysoké. Kromě zmíněného technického aparátu to byl například i dostatečný prostor a inventář pro banketové uspořádání stolů. To se totiž k tomuto druhu akce skvěle hodilo.

TIP: Nebojte se odvyprávět příběh prostoru, který jste si pro svou akci vybrali. Během galavečera Czechia Travel Trade Day 2024 jsme dbali na spojení s klavíry a hudbou obecně. Koneckonců rok 2024 byl rokem České hudby.

Promyšlený program na míru

Program by měl odpovídat nejen charakteru akce, ale i pořadatelské organizaci. Exkluzivní galavečery často zahrnují slavnostní zahájení, proslovy významných osobností, umělecká vystoupení a samozřejmě oceňování či benefiční prvky. Pro lepší dynamiku je vhodné zařadit hudební a taneční vystoupení či interaktivní zábavu pro hosty.

Tím jsme se při výběru programu řídili i my. Slavnostní zahájení a proslovy jsme si vyslechli z úst zástupců města Hradec Králové, společnosti Petrof, České centrály cestovního ruchu – agentury CzechTourism nebo zástupců Ministerstva pro místní rozvoj. Umělecká vystoupení byla vždy v rukou místních umělců, ať už se jednalo o známého hradeckého klavíristu Matyáše Nováka nebo žáky ZUŠ Střezina v Hradci Králové. Vše vygradovalo vystoupením Alexe Dowise, který pomocí světelné show odvyprávěl příběh Královéhradeckého kraje. A dočkal se neuvěřitelného potlesku.

TIP: Nebojte se do programu zapojit místní umělce, umělecké školy nebo dětské soubory. Kromě ekonomické odpovědnosti si posilníte i tu společenskou.

Dokonalé menu – kombinace chutí a elegance

Správně zvolené menu hraje zásadní roli v celkovém dojmu z večera. Volba mezi degustačním menu a servírovanými chody by měla reflektovat exkluzivitu akce. Pokrmy musí být nejen lahodné, ale také esteticky dokonalé. Pečlivě vybraná vína a signature koktejly jen podtrhnou luxusní charakter večera.

Při sestavování menu nezapomínejte ani na varianty bez masa či jiná dietologická omezení. V rámci mezinárodní Czech Travel Trade Day jsme se nejen na galavečeři, ale v průběhu celých pěti dní potýkali s více než 30 intolerancemi nebo jinými potravinovými omezeními. V neposlední řadě je třeba pamatovat na to, aby se menu také jednoduše konzumovalo. To poslední, čeho byste chtěli být svědky, jsou večerní róby od omáček či omastku.

TIP: Opravdu velký dojem zanechalo jídlo servírované současně u více stolů najednou. Číšníky, kteří měli perfektně nacvičenou choreografii, byla radost sledovat.

Prostor pro after party

Galavečer nekončí posledním chodem. Ti, kteří chtějí pokračovat v neformálnější atmosféře, ocení možnost after party. Lounge zóna s DJ, exkluzivní koktejlový bar či soukromá terasa mohou hostům nabídnout ideální prostor pro uvolněné setkání a networking.

Soukromého DJ, se kterým jsme si předem domluvili playlist, jsme měli i po našem galavečeru. Na Czechia Travel Trade Day zavítali hosté ze 30 zemí světa, proto bylo důležité hudbou sjednocovat, ne rozdělovat.

TIP: Domluvte si časový rámec akce včetně after party. Nechcete přeci v průběhu největší zábavy přemlouvat personál, aby s vámi měl ještě chvíli trpělivosti.

Detaily, které tvoří rozdíl

Precizně promyšlené detaily dodají akci osobitost a exkluzivitu. Personalizované dárky pro hosty, elegantní označení stolů, tematická výzdoba či speciální fotokoutek s brandingem akce podtrhnou výjimečnost večera. Všechny tyto prvky přispívají k tomu, že si hosté odnesou nejen krásné vzpomínky, ale i pocit, že byli součástí něčeho opravdu výjimečného.

Dárkové tašky zůstávají pozorností, kterou hosté ocení. Kromě jejich obsahu je důležité také načasování jejich předání. Taška může být buď pro každého hosta připravená na židli (tak jako v našem případě), host si ji může společně s kabátem vyzvednout v šatně nebo ji získat od organizátorů jako poděkování až při odchodu. Dejte si  ovšem pozor, abyste na někoho nezapomněli!

Velká pozornost se v případě Czech Travel Trade Day věnovala také designu samotných stolů. Nechybělo květinové aranžmá od dětí z místní střední školy, jmenovky hostů, a dokonce i jmenovky stolů. Místo obligátních čísel jsme však sáhli po pojmenování na základě královéhradeckých památek a atraktivit. Nechyběly tak stoly s názvem „Sněžka“ nebo „Safari park“. 

TIP: Do dárkových tašek pravidelně vkládáme regionální produkty z našeho kraje, které se vždy těší velkému zájmu.