Na co nezapomenout při plánování konference

Pokud máte odpovědi na první tři otázky, můžeme se pohnout z místa a říct si, na kterých 6 věcí bychom neměli zapomenout.

Nezanedbejte místo konání

Předpokládaný počet hostů je stanoven, je tedy nutné začít hledat vhodné prostory. Základním kritériem je samozřejmě kapacita, tu použijte jako první síto. Následně už budete vybírat pouze ze subjektů, kam se pohodlně vejdete.

Druhým filtrem může být dopravní dostupnost. Pokud děláte akci regionálního významu, je pravděpodobné, že se účastníci dostanou na místo bezpečně a včas sami. Pro celorepublikové nebo dokonce mezinárodní akce je nutné zvolit místo s dobrou dopravní dostupností – napojení na dálnice, železnici, letiště a samozřejmostí je parkoviště s dostatečnou kapacitou přímo u subjektu nebo v docházkové vzdálenosti.

TIP: buďte udržitelní a popište pozvaným, jak se k vám dostanou hromadnou dopravou.

Pokud chcete myslet na detaily, zvolte místo konání tak, aby korespondovalo s tématem konference. Pro nemít konferenci zaměřenou na historii v hlavním sále některého ze zdejších zámků? Účastníci by jistě ocenili také možnost projít si zámek v rámci speciálních prohlídek pouze pro vás.

Rada na závěr, než dané místo závazně zamluvíte, jeďte se na něj podívat a nechte se provést všemi prostory, které nabízí. Musíte si být jistí, že všechno, co zde budete chtít uspořádat, je možné. Přímo na místě vás navíc mohou napadnout další drobnosti, které konferenci posunou na vyšší úroveň.

Propagace je důležitá

Pokud máte zvolené i místo konání, už nic nebrání spuštění registrace pro účastníky. S tím jde ruku v ruce propagace eventu. Na tu se nesmí zapomenout, obzvlášť, pokud vstupenky na konferenci prodáváte.

Na základě segmentu publika zvolte vhodné komunikační kanály a na ty se zaměřte. Nezapomínejte ani na ústní propagaci – pokud vaši konferenci někdo doporučí svému okolí, je to pro vás známka dobře odváděné práce!

TIP: pokud se jedná o každoročně se opakující akci, doporučujeme založit jednoduchý web, kde budou všechny informace o konferenci pohromadě.

Úspěšnost akce se hodnotí podle chlebíčku

Přísloví „láska prochází žaludkem“ by se s trochou nadsázky dalo použít i zde. Pokud bude vynikající občerstvení, hosté rádi prominou drobné zpoždění, které akce nabrala nebo náhlou změnu programu.

Věnujte proto čas výběru nejen cateringové firmě, ale také sestavení jednotlivých coffee breaků a obědu. Přestávky na občerstvení volte adekvátně k programu tak, aby účastníci udrželi pozornost. Počet jednotlivých pokrmů dobře propočítejte s počtem předpokládaných/registrovaných účastníků – váš rozpočet vám poděkuje za šetrnost, navíc omezíte plýtvání jídlem.

Druh jídla – zvlášť oběd či večeře – je nutné opravdu dobře promyslet vzhledem ke stylu podávání. Jiné občerstvení se hodí na buffet, raut či servírovaný oběd. Samozřejmostí by poté měly být nápoje a neomezený přístup k nim. Na konferenci nesmí chybět kromě vody či džusu také káva a výběr čajů.

TIP: místo cateringových firem zkuste oslovit střední odborné školy z okolí, dáte možnost ukázat studentům jejich nabité dovednosti a ulehčíte rozpočtu.

Předejděte neaktuálním off-line verzím, zapomeňte na tištěné podklady

Pro mnoho z vás je již práce s online dokumenty, cloudovým uložištěm nebo jinými online aplikacemi ke snadnému uschování a vyhledání podkladů samozřejmostí. Věřte ale, že na světě ještě stále běhají milovníci obyčejného poznámkového bloku a tužky. Na tom není nic špatného do doby, než začnete připravovat konferenci. Určitě totiž budete mít tým kolegů, kteří se na přípravách budou také podílet a budou potřebovat přístup k informacím. Těžko jim všem budete ukazovat svůj poznámkový blok.

Pro snadný přístup k informacím pro kohokoliv z týmu a z jakéhokoliv místa je zkrátka užitečné mít všechny podklady online na jednom místě. Předejdete tak spoustě nedorozumění, která by v týmu mohla vzniknout.

TIP: čím méně papírů v kanceláři, tím více stromů v přírodě.

Time management

Všichni organizátoři sní o tom, že jejich konference pojede přesně dle stanoveného programu. Ze zkušeností ale všichni víme, že dodržet harmonogram je velice složité. Naštěstí existuje jednoduché řešení, do kterého se vyplatí investovat.

Mějte na místě tzv. odpočet, který uvidí pouze řečníci. Odpočet bude vždy nastaven tak, aby odpočítával dobu řečníka na pódiu a on tak nepřekročil svůj stanovený limit. Využít se dá i pro časový limit na dotazy apod.

Některá konferenční místa ho mají ve svém inventáři, někde vám ochotně zprostředkují jeho půjčení.

TIP: zvažte, zda vaše konference nepotřebuje profesionálního moderátora, který by spolu s odpočtem dohlédl na dodržení časového harmonogramu. Navíc vám pomůže korigovat otázky z publika a vést diskuzi.

Generální zkouška

Nechcete řešit problémy s technikou v době, kdy do sálů vchází první hosté? Domluvte se s místem konání na generální zkoušce den předem. Pokud to situace dovolí, kromě techniky (promítání, mikrofony, světla, odpočet,…) už budete mít postavené sezení, stoly na catering, zázemí pro šatnu a budete moc vyladit detaily v podobě umístění roll-upů a dalších věcí, které budete potřebovat.

V den D už budete pouze vítat hosty.